ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ หรือสิ่งของหน้าสนใจ ข้อมูลจะนำไปใช้เป็นประโยชน์ได้ก็ต่อเมือ่ผ่านการประมวลผลให้เป็นสาระสนเทศก่อน สาระสนเทศนี้เองคือสิ่งที่เรานำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ ข้อมูลและสาระสนเทศจึงเป็นสิ่งที่มีค่า ต้องเก็บรักษาไว้อย่างเป็นระบบและต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมันอยู่เสมอ